Система административного управления

В конце 40-х годов Тайити Оно (с 1949 по 1978 гг. занимал руководящие посты в компании «Тойота»: автор книги «Производственная система Тойоты») был потрясен тем, что производительность труда в Японии оказалась в 10 раз ниже, чем в США. «Но разве американец на самом деле затрачивает в 10 раз больше мускульных усилий?» - задает он вопрос и далее отвечает на него: «Очевидно, мы что-то тратим впустую, и, если мы сможем избежать этих потерь, производительность можно увеличить в 10 раз».

Эта идея стоит у истоков нынешней производственной системы «Тойоты».

Производительность труда – источник существенного роста прибыли

В повышении производительности труда сокрыты огромные внутренние резервы любых компаний. Увеличение производительности позволяет существенно повысить прибыльность предприятий. Например, при повышении производительности потенциал роста годовой прибыли российских предприятий составляет свыше 72 тыс. рублей на 1 работника:

• 7,2 млн руб. на 100 работников
• 36 млн. рублей на 500 работников
• 72 млн. рублей на 1000 работников
• 360 млн. руб. на 5000 работников
• 720 млн. рублей на 10000 работников, и т.д.

Откуда берутся эти деньги

 Согласно многочисленным исследованиям, производительность труда на российских предприятиях составляет 30-50 % потенциально возможного уровня. Это означает, что компании, выплачивая персоналу 100 % заработной платы, взамен получают менее 50 % отдачи. В результате прямые потери из-за низкой производительности труда составляют свыше 50 % фонда оплаты. Данные по низкому уровню производительности труда на российских предприятиях полностью соответствуют выводам консалтинговой компании McKinsey&Company.

Средний размер заработной платы в российских компаниях составляет от 10 тыс. до 14 тыс. рублей и выше. Если взять усредненные данные по заработной плате в сумме 12 тыс. рублей в месяц, то при производительности труда менее 50 % потери предприятий на каждого работника составляют свыше 6 тысяч рублей в месяц или 72 тыс. рублей в год. При этом совокупные потери в зависимости от численности персонала на предприятиях выливаются в колоссальные суммы, указанные выше. Причем, чем больше размер заработной платы, тем больше и размер этих потерь.

Причина низкой производительности

Ф.У. Тейлор о производительности:«Мы можем видеть и ощущать утечку материальных благ. Потери, связанные с низкой производительностью труда, менее наглядны, менее ощутимы. К примеру, не туда направленные ил непроизводительные действия человека не оставляют за собой ничего видимого. В то же время ежедневные потери из-за низкой производительности труда гораздо значительнее, чем все убытки вследствие растраты материальных благ».

Низкая производительность труда – это изначально невидимые, но абсолютно реальные и притом колоссальные потери для компаний. На самом деле, если работник в течение рабочего дня часто отвлекается от работы, делает много лишних и ненужных движений, вдобавок и трудится недостаточно интенсивно, то его производительность труда резко падает. Работодатель же оплачивает 100 % рабочего времени работника, а взамен получает лишь часть (менее 50 %) полезного труда.

Переломить эту ситуацию, существенно повысив производительность труда, позволяет система административного управления (Administrative Management System).

Система обеспечивает высокую производительность труда и прибыльность компаний

Не случайно систему административного управления свыше полувека используют на практике используют все крупные, средние и малые компании в США, Западной Европе и Азии. Благодаря данной системе они имеют высокую производительность труда. Как следствие, несмотря на значительный размер заработной платы, у них низкая себестоимость производимых товаров (услуг), высокая конкурентоспособность и прибыльность компаний. 

О системе

Система административного управления позволяет решить две основные задачи управления, направленные на рост производительности:

1. Задача рациональной организации труда;
2. Задача мотивации каждого работника к производительному и качественному труду.

Составные части системы

Исходя из двух основных задач управления целостная система административного управления состоит из двух подсистем:

• Подсистема I — Система административного управления организацией или Организационная система управления.
• Подсистема II — Система административного управления персоналом или Рациональная модель трудовых отношений, базирующаяся на эффективной системе оплаты труда.

(см. иллюстрации к статье)

ПОДСИСТЕМА I : Система административного управления организацией "Организационная система управления"  

Задача организационной системы:

За счёт правильной постановки планирования, организации труда и контроля обеспечить рациональное движение материальных и информационных потоков в рамках всего предприятия с целью получения максимально возможной прибыли.

Составные части организационной системы:

• Прозрачная система планирования и бюджетирования, охватывающая всю деятельность предприятия.
• Тщательно проработанная структура управления.
• Положения о подразделениях и должностные инструкции.
• Штатно-должностное расписание
• Маршрутные карты движения документооборота.
• Формы документов, необходимых для выполнения всех процедур данного документооборота.

Принципы регулирования производственных отношений:

• горизонтальное и вертикальное разделение труда;
• единство дирекции;
• централизация управления;

Организационная система отвечает на вопросы:

• кто, что, как и когда должен делать в организации для выполнения ее целей и задач.

ПОДСИСТЕМА II: Система административного управления персоналом "Рациональная модель трудовых отношений"  

Задача Рациональной модели трудовых отношений:

Oбеспечить высокий уровень производительности и качества труда, трудовой, производственной и исполнительской дисциплины на каждом рабочем месте, за счёт правильного регулирования трудовых отношений и использования эффективной системы оплаты труда.

Составные части Рациональной модели трудовых отношений:

• Унифицированная тарифная система;
• Унифицированная результирующая система;
• Унифицированная система участия персонала в доходах (прибылях);

Принципы регулирования трудовых отношений:

• единоначалие (у каждого работника только один начальник — непосредственный руководитель);
• неукоснительное подчинение каждого работника своему непосредственному руководителю;
• строгая дисциплина и порядок;
• единые правила сотрудничества для всего персонала;
• соответствие денежного вознаграждения затратам труда;
• персональный подход к заработной плате каждого работника.

Рациональная модель трудовых отношений отвечает на вопросы:

• как нужно каждому работать,
• как работникам строить отношения с руководителями и коллегами,
• как оплачивается труд,
• как руководителям правильно управлять персоналом.

Замечание о синергии как основе эффективного управления

Сохранение целостности системы управления является важным условием ее эффективности — "когда система расчленена, она теряет свои сущностные свойства". Наличие тех или иных элементов целостной системы управления не позволяет получить даже малой части эффекта, который позволяет получить целостная система. Только целостной системе присущ синергический эффект. "Синергия (от греч. synergos — вместе действующий) — возрастание эффективности в результате интеграции, слияния отдельных частей в единую систему". Иначе говоря: "Синергия — это способность целого равняться большему, чем простая сумма его частей (когда два плюс два равно пять и более), то есть система в целом достигает цели более эффективно, чем если бы ее части использовались отдельно".

В результате эффекта синергии целостная система административного управления обладает уникальным свойством — она позволяет улучшить работу организации по всем параметрам, существенно повысить ее эффективность.

Система управления на предприятиях России. Оценка

На российских предприятиях либо нет ничего от целостной системы, либо есть только ее часть — это организационная система управления (в том или ином виде). А наличие лишь части целостной системы, говорит о том, что она расчленена, а значит утеряны ее сущностные свойства — система работать не будет. В этом и заключается основная причина неконкурентоспособности российских предприятий перед лицом западных и азиатских компаний. Поэтому внедрение целостной системы административного управления — это задача № 1 для всех российских предприятий.

Administrative Management System (AMS) – базисная система управления

Целостная система административного управления – это основа высокой производительности труда, прибыльности и конкурентоспособности предприятий. Поэтому она является базисной системой в западных компаниях. А все модные сегодня в России западные новации в управлении, такие как Lean production (бережливое производство), ERP-системы, система управления качеством по стандартам ISO, процессный подход, являются надстройкой над этим базисом. Они могут работать эффективно толь ко пр наличии на предприятии системы административного управления.

Например, ИСО серии 9000 предъявляет свыше 200 элементарных требований к качеству, что означает ввод всех этих требований в систему административного управления организацией или ввод той части этих требований, которые отсутствуют в системе административного управления.

То есть до внедрения ИСО на предприятии должна быть в наличии эффективного работающая система административного управления. Не случайно в рамках стандарта ИСО постоянно подчеркивается, что «система менеджмента качества является неотъемлемой частью общей системы административного управления предприятием». Другими словами: ИСО – это надстройка, система административного управления – базис.

Если на предприятии отсутствует базисная система управления, то все вышеперечисленные управленческие новации, являясь надстройкой над этим базисом, объективно не могут дать эффекта который они потенциально способны обеспечить при наличии на предприятии данной системы. 

Система административного управления и модернизация производства

 Из-за отсутствия системы административного управления на предприятиях, как правило, сводится практически на нет и весь экономический эффект, связанный с модернизацией производства. Отсутствие данной системы порождает неповоротливость и низкую эффективность любой организации – персонал медленно и с неохотой осваивает новые технологии и оборудование. В результате затраты на модернизацию производства начинают окупаться с большим запозданием, с трудом и очень-очень медленно. А это огромные потери для предприятий. Чтобы избежать этих потерь, должно быть выполнено одно условие: до модернизации производства на предприятии должна функционировать система административного управления – базис высокой производительности организаций.

Как бы хорошо не была создана организационная система управления: организационная структура, положения о подразделениях и должностные инструкции, система планирования и бюджетирования, управленческий учет — компания никогда не будет работать с максимальной эффективностью, пока не будет решена проблема мотивации каждого работника организации к высокопроизводительному и качественному труду, к строгому соблюдению трудовой дисциплины, к точному исполнению всех приказов генерального директора и распоряжений непосредственного руководителя.

Для решения проблемы мотивации персонала, прежде всего, необходимо правильно урегулировать отношения между работодателем и каждым работником, между начальником и подчиненным в рамках всей организации.

Состояние дел на предприятиях в России

Проблема современных российских организаций, вследствие неправильного регулирования трудовых отношений, состоит в том, что точки зрения на ту или иную производственную ситуацию у руководителя и подчиненного часто расходятся, т.к. их интересы изначально различны: работник заинтересован в том, чтобы, не напрягаясь, получать как можно большую з/п; руководитель же заинтересован в том, чтобы, получать от работника максимальную отдачу, выплачивая ему минимально возможную з/п. Фактически то, что выгодно руководителю (важно для одного) невыгодно работнику (не важно для другого) и наоборот. Каждая же из сторон преследует, прежде всего, свои интересы. Как правило, забывая об интересах другой стороны, своими действиями она невольно ущемляет их. В ответ, другая сторона, защищаясь, вынуждена искать противодействие. А отсюда — на предприятиях стали обыденным явлением конфликты, организационная неразбериха, халатное отношение к труду, низкий уровень исполнительской дисциплины, брак, опоздания, прогулы ... и, как следствие, сбои в производственном процессе. Все это в совокупности приводит к понижению производительности труда и потере качества выполняемых работ, к росту себестоимости продукции и услуг и, в конечном счете, к снижению конкурентоспособности организаций. Таким образом, если нарушено соответствие между интересами сторон, то все усилия руководства в деле достижения эффективного управления персоналом обречены на провал.

Причина происходящего

В соответствии с объективным законом — законом оптимального поведения — разум каждого человека неутомимо стоит на страже его собственных интересов. В момент ущемления интересов весь интеллектуальный потенциал любого человека переключается на их защиту. А если интересы сторон противоречат друг другу, то легко видеть, что конструктивную и производительную работу в этой ситуации организовать просто невозможно.

В рамках нерациональных трудовых отношений каждый работник, преследуя свою выгоду, всегда невольно мыслит и поступает нерационально по отношению к производственным интересам руководителя. Как результат, нерационально функционирует весь коллективный разум организации.

Путь решения проблемы

Чтобы переломить эту ситуацию нужно, на первый взгляд, сделать невозможное: сменить образ мыслей кадого работника, а значит, изменить мышление всего коллективного разума! Это достигается только в рамках рациональной модели трудовых отношений, которая позволяет в любой производственной ситуации приводить интересы обеих сторон в соответствие: выгодно работодателю — выгодно каждому работнику.

Только после этого весь потенциал каждого работника будет направлен в конструктивное русло, и коллектив начнет всецело способствовать руководителю в достижении высоких производственных результатов. На самом деле — разум каждого работника переключится на соблюдение интересов руководителя только тогда, когда соблюдение его собственных интересов будет однозначно зависеть от выполнения требований и установок руководителя.

Можно видеть, что малоэффективно учить российских руководителей управлять подчиненными, пока не будут правильно урегулированы трудовые отношения, пока в любой производственной ситуации их интересы не будут приведены в соответствие — пока каждый работник, а значит и весь коллективный разум, не начнет мыслить рационально. В противном случае любые усилия руководителя в достижении эффективного управления организационной структурой всегда будут обречены на крайне низкую эффективность. Огромное число нерезультативных попыток на пути к эффективному управлению служат тому свидетельством.

Для российских организаций, которые хотели бы в кратчайшие сроки реально повысить эффективность управления, выход возможен только один. Трудовые отношения нужно преобразовать в соответствии с административными принципами управления — в соответствии с рациональной моделью трудовых отношений. Лишь в этом случае предприятия смогут внедрить современную административную систему управления, а значит смогут сделать рывок в области производительности труда и повышения качества товаров и услуг при одновременном снижении издержек производства. Таким образом, откроется возможность создания конкурентоспособной продукции и услуг. Все другие попытки построить эффективную организацию на долгосрочную перспективу — иллюзии. Остается только вопрос — как создать эту модель?

Более подробно о рациональной модели трудовых отношений

На сегодняшний день общеизвестна только рациональная модель трудовых отношений, существующая в Японии. Причем она построена с учетом национальных особенностей, связанных с японскими традициями и культурой. По этой причине до сих пор никто не мог создать нечто аналогичное и, как следствие, добиться эффективного администрирования на предприятиях.

Но можно ли в принципе создать нечто подобное для России?

Очень важным является тот факт, что японские корпорации добиваются высоких производственных результатов и в других странах, строя там заводы, на которых трудятся местные жители. Но есть одно "Но!". Им приходится прививать работникам других стран определенные принципы рациональных трудовых отношений, которые соответствуют исторически сложившимся культурным особенностям во взаимоотношениях между японцами. Поэтому они вынуждены затрачивать много времени и средств, прежде всего, на эти цели и, во вторую очередь, на обучение работников необходимым трудовым навыкам. Но шкурка стоит выделки! После этого их модель трудовых отношений срабатывает в других странах. Результаты становятся поистине впечатляющими.

Можно видеть, что без учета культурных особенностей японская модель трудовых отношений является частным случаем некой рациональной модели, построенной для общего случая, когда нет нужды учитывать национальные особенности той или иной страны.

Рациональная модель трудовых отношений ®

Рациональная модель трудовых отношений "Искусственный управленческий интеллект" является той самой рациональной моделью для общего случая. Она полностью адаптирована к российской специфике и Трудовому кодексу РФ.

Рациональная модель трудовых отношений в точности соответствует всем принципам административного управления (например, принцип единоначалия, принцип неукоснительного исполнения распоряжений руководителей, принцип вертикального и горизонтального разделения труда и т.п.). Главное, она базируется на специальных стимулирующих факторах, благодаря чему не позволяет персоналу выйти за её рамки. В противном случае, трудовые отношения неминуемо гипертрофируются, причем, самым естественным образом. Причиной тому служит субъективный фактор, т.е. та или иная степень искажения в сознании каждого работника истинного смысла рациональных трудовых отношений.

Рациональная модель трудовых отношений уже внедрена более чем на двухстах российских предприятий. Это крупные, средние и малые предприятия самой различной специализации. Результат — у людей исчезает вялое, инертное отношение к работе (см. "Результаты внедрений"). В рамках Модели полностью решена проблема мотивации персонала — основная проблема административного менеджмента, из-за которой не удавалось адаптировать к специфике России современную административную систему управления, а значит существенно повысить производительность, прибыльность и конкурентоспособность российских компаний.

Составные части Модели

Модель представляет собой целостный механизм внутрифирменного управления персоналом. Она базируется на основе эффективной системы оплаты труда, которая состоит из созданных специальным образом гибких унифицированных систем: тарифной и результирующей системы оплаты труда, правила которых тесно взаимосвязаны между собой.

Каждая из этих систем выполняет строго определенную функцию. А именно, унифицированная тарифная система призвана приводить в соответствие интерес работодателя (как покупателя услуг работника) с интересом работника (как специалиста); унифицированная результирующая система — интерес работодателя (как руководителя) с интересом работника (как исполнителя) в любых производственных ситуациях. Все это в комплексе позволяет на практике реализовать принцип взаимовыгодного сотрудничества: выгодно работодателю — выгодно работнику и, наоборот, невыгодно работодателю — невыгодно работнику.

Отсюда внутренне непротиворечиво регулируются отношения работодателя с каждым без исключений работником организации, напрямую связывается заработная плата каждого с результатами его труда. Улучшая свои трудовые показатели, у работников появляется возможность самим "управлять" своей з/п при одновременном учете в любой производственной ситуации интересов работодателя. Тем самым стимулируется весь персонал к высокопроизводительному труду.

Таким образом, Модель представляет собой единый комплекс типовых стандартных правил, который всесторонне регулирует трудовые отношения в любых производственных ситуациях путем приведения в соответствие интересов работодателя и любого наемного работника. Только в этом случае у российского работника появляется потребность в производительном труде.

Внедрение и эксплуатация Модели

Величина з/п на момент внедрения сохраняется для каждого работника на прежнем уровне. Дальнейшие изменения величины з/п будут происходить в соответствии с результатами труда каждого. При этом Модель сама "заботится" об интересах работодателя (величина з/п каждого работника не будет превышать стоимость его рабочей силы). При внедрении Модели нет нужды и в специальном теоретическом обучении линейных руководителей всех звеньев управления! Руководство персоналом осуществляется на основе единой для всех руководителей инструкции по управлению персоналом.

Всё это в комплексе позволяет четко формализовать иерархическую структуру любой российской организации, сведя все многообразие отношений в цепи линейного подчинения к единообразным отношениям между руководителем и исполнителем.

Отсюда при любых перемещениях любого работника в организационной структуре его отношения с новым для него руководителем всегда остаются четко и ясно урегулированы. Благодаря чему открывается возможность быстро производить любые преобразования организационной структуры, переориентацию её на новые цели и задачи без потери делового ритма. Руководству в целях повышения производительности труда остается только заняться вопросами совершенствования организации производства, забыв о необходимости постоянного стимулирования работников к производительному труду. В результате управленческий труд упрощается — рационализируется. Руководителям в целях эффективной мотивации подчиненных им работников остается лишь выполнять определенные в Модели процедуры контроля и учета результатов труда, приводя механизм мотивации в действие.

Технические условия внедрения Рациональной модели трудовых отношений и Современной административной системы управления

1. На предприятии должен быть решен вопрос с бизнесом: должно быть известно, какой вид продукции или услуг, потенциально пользующихся спросом, оно предлагает или может предложить потребителю.
2. Продукция должна быть рентабельной, хотя бы теоретически. При этом не имеют значения фактическая себестоимость и рентабельность продукции, а также существующий уровень заработной платы. При расчетах плановой себестоимости продукции /услуг/ с учетом устоявшихся отпускных цен, определяемых рыночной конъюнктурой, расчетная рентабельность продукции должна быть не ниже 10 — 20 %, а расчетный размер заработной платы не ниже стоимости рабочей силы, т.е. не ниже существующего уровня з/п на соседних предприятиях.
3. Заработная плата должна выплачиваться всему персоналу регулярно. Ее фактические задержки не должны исключать теоретической возможности ее выплаты.
4. Руководство должно принять следующую идеологию: получать экономический эффект не за счет экономии средств на выплату з/п работникам, но за счет ликвидации непроизводительных затрат рабочего времени, за счет производительного использования оборудования и площадей, за счет снижения брака и т.п. Именно в этом сокрыты огромные внутренние резервы любого предприятия. Такая идеология иначе формулируется как идеология высокой заработной платы и производительности.
5. Предприятие должно обладать оборотными средствами или возможностью их пополнить до необходимого (рабочего) уровня. При наличии одних долгов вместо оборотных средств результата не получить.
6. На предприятии должен быть решен вопрос собственности. Все пертурбации вокруг ее раздела самым негативным образом влияют на возможность заняться конструктивной работой. Трудовой коллектив ни в коем случае не должен обладать контрольным пакетом акций. Эффективно управлять коллективом, который может навязывать свою волю руководителю, невозможно — "как эффективно управлять колхозом науке до сих пор неизвестно".
7. Должны быть правильно урегулированы отношения между собственником и руководителем предприятия (решение данных вопросов раскрывается на семинарах Центра).
8. Внедрение целостной системы административного управления должен производить только специально подготовленный для этого человек, который является внешним специалистом для организации. Он не должен находиться под влиянием трудового коллектива.

Выполнение всех названных условий дает зеленый свет для существенного повышения эффективности управления на предприятии.

Западные и азиатские компании поняли важность данной системы в целях повышения исполнительности персонала, производительности труда и прибыльности предприятий. Они взяли ее на вооружение еще в ХХ веке. К 70 годам она была на каждом предприятии. Поэтому в настоящее время система не пропагандируется на Западе. В этом у них нет сейчас нужды.

В то время, когда в ХХ веке система административного управления повсеместно внедрялась на Западе, в России строили социализм. Был «железный занавес». Как следствие, важнейшая система оказалась скрытой для России и не пропагандировалась до сих пор. В результате в настоящее время российские предприятия оказались неконкурентоспособными перед лицом западных и азиатских компаний. На сегодняшний день система административного управления полностью адаптирована к российской специфике: к законодательству и менталитету россиян. "Центром Административного Менеджмента" она внедрена и успешно используется более чем на 150 российских предприятиях численностью от 100 до 7000 человек. Опыт ее использования на предприятиях России составляет свыше 11 лет.

Центр административного менеджмента: http://ams-system.ru